Access – Sinnvoller Einsatz des Datenbank-Programms

Einleitung

Microsofts Datenbankmanagement-Programm heißt Access, also „Zugang“. Aber was ist eine Datenbank überhaupt und wozu brauche ich so etwas?
Grundsätzlich lassen sich Daten auch in (Word-)Dokumenten und (Excel-)Tabellen speichern, aber oftmals fehlt eine logische Struktur, die diese Daten in einen Zusammenhang setzt. Was gehört wozu? Wer mit wem? Welche Daten sind Daten von XYZ? Dahinter verbirgt sich die Datenbanksprache SQL (Structured Query Language).

Was leistet MS Access?

Access besteht aus Tabellen, in denen die Daten gespeichert sind. Soweit alles wie immer, aber die Besonderheit ist, dass diese Datentabellen miteinander verknüpft sind, also in Beziehungen stehen und somit anderen Daten eindeutig zuzuordnen sind. Daten werden in den Tabellen zeilenweise erfasst, jede Zeile einer Access-Tabelle nennt man „Datensatz“. Diese Datensätze kann man über so genannte Abfragen nach Wunsch und Ziel auslesen und über Formulare lassen sich neue Daten einfügen. Berichte eignen sich zum Ausdrucken oder Versenden der Datenbestände als PDF-Datei.

Fazit

Für kleine und mittelgroße Datenbanken, die von Anwendern verwaltet werden sollen, ist Access ein hervorragendes Datenbank-Tool. Es lässt sich lokal oder über das Firmennetzwerk mit einer Datenbank nutzen und ist intuitiv und leicht erlernbar, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Für große Datenbanken in größeren Unternehmen eignet sich aber die MS SQL Server Lösung besser.

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